Автоматизація продуктового магазину
Автоматизація обліку в магазині продуктів може значно підвищити ефективність роботи, зменшити помилки в обліку товарів та прискорити процеси обслуговування клієнтів. Яке обладнання для цього потрібно, як організувати облік, яке програмне забезпечення обрати, про все це ми хочемо розповісти. Перший повноцінно автоматизований продуктовий магазин був запущений нами в 2004 році. Багато чого з того часу змінились, а багато чого, як це не дивно, залишилось без змін. Без змін залишились принципи ведення обліку, тобто математика. Отже, почнемо з самого простого - з того, що можна купити, і одразу використовувати. З обладнання.
Обладнання для продуктового магазину
Комп'ютери
З'ясуємо, для кого і для чого. Для товарознавця, керівника, бухгалтера. Тут обов'язки можуть розподілятись по різному. Хтось собі і керівник, і бухгалтер одночасно. Хтось наймає окремих фахівців для кожної ролі. Отже достатньо придбати прості офісні машини. На розмірах дисплеїв краще не економити, благо, вони зараз не дорогі. 24-27 дюймів для перегляду табличних даних - це саме те, що потрібно. На цих комп'ютерах встановлюється програмне забезпечення для ведення обліку. Прихід товару, ціноутворення, замовлення постачальникам, взаєморозрахунки - це воно. Нижче про це буде детально.
Обладнання для каси
Безліч виробників пропонують свої рішення. Але набір все одно стандартний - комп'ютер для касира, зазвичай, у вигляді моноблока, сканер штрих-кодів, принтер чеків, джерело безперебійного живлення, воно ж упееска, обов'язково! Для зручності, порядку та економії місця, обладнання монтується на шасі. Дуже корисним є другий монітор, повернутий до покупця, де він бачить свій чек, акційні пропозиції та рекламу.
Ваги
Раніше часто використовувались ваги з друком етикеток, зараз їх поступово змінюють ваги, встановлені прямо на касовому робочому місці, під'єднані до касового комп'ютера. Це більш зручна схема з декількох причин. По перше, користувачу не завжди зручно самому розбиратись, як зважити товар і надрукувати етикетку, або кликати персонал. По друге, це розвантажує персонал магазина. Касир просто кладе на ваги товар, і вага сама передається в чек, відкритий на касовому комп'ютері.
В той же час ваги з друком етикетик є доволі розповсюдженим рішенням. Кожні такі ваги мають вбудовану базу даних з переліком товарних найменувань з цінами та ваговими кодами. Різні виробники використовують власні протоколи для запису такої бази даних у ваги. В свій час виникла ідея реалізувати систему, яка б уніфікувала запис до вагів різних виробників. За це відповідає Scale Server.
Детальніше про варіанти обладнання написано тут
Програмне забезпечення
Отже підходимо до самого головного і складного.
Облікова система
Це загальна назва для цілого класу програмного забезпечення, завдання якого вести облік товарів, залишків, цін, та фінансової діяльності магазину. Ну і ще багато, багато чого. Дуже часто шукають "просту програму для магазину". Не буває простих програм, які можуть забезпечити складну діяльність. А торгова діяльність досить складна. Для прикладу, перелічимо операції, які так чи інакше виконує персонал, і які повинна відображати така "проста програма".
Прихід товару
Прихід товару - це операція приймання товару від постачальника. На фізичному рівні це звірка номенклатури, кількості, та відповідності товару його заявленій якості. На рівні обліку - це процедура введення прибуткової накладної в облікову систему. Отже програма повинна вміти зробити прихід товару у вигляді первинного документу - прибуткової накладної.
Розрахунок з постачальником
За придбаний товар треба розрахуватись з постачальником. За це відповідає видатковий касовий ордер.
Продаж товару
Продаж товару - це подвійна операція, яка складається з двох елементарних. Товар видаємо покупцю (видаткова накладна), приймаємо оплату (прибутковий касовий ордер).
Здається все? Ні, ще не все.
Переоцінка товару
Час від часу ціна на товар змінюється, його треба переоцінювати. За це відповідає акт переоцінки. Переоцінку проводимо, друкуємо та розвішуємо цінники і т.д.
Списання товару
Товар псується. З різних причин. Відмовив холодильник, сплив термін придатності, втратив товарний вигляд і т.д. Тому потрібен документ на списання товарів.
Переоблік залишків
Періодично в магазині проводиться переоблік. Як правило вночі, щоб вдень не зупиняти торгівлю. Мета переобліку - привести залишки товарів, які є в обліковій системі, до залишків реальних. Товар, нажаль, можуть вкрасти (нестача) , можна сплутати, і прийняти від постачальника не той товар (пересорт), або зробити пересорт під час попереднього переобліку. Отже система повинна мати документ "акт переобліку залишків".
Продовжуємо необхідний перелік операцій, які повинна виконувати "проста програмка для складу".
Замовлення постачальнику
Ми повинні точно знати, скільки й чого ми повинні замовити у конкретного постачальника на наступний тиждень. Як це швидко порахувати? Вручну - ніяк. Це доволі складний розрахунок, який враховує поточний залишок, продаж товару в минулий період, потрібний запас. А період від періоду може суттєво відрізнятись. Свята, сезон, погода і т.д. На попит впливає багато факторів. Тому бажано, щоб документ замовлення постачальнику розраховувся автоматично, і при цьому вмів розраховувати потребу влучно і точно, наскільки це можливо. Бо це прямі витрати. І бажано їх мінімізувати, щоб запобігти списанням. Але списання порахувати легко, їх видно. А якщо недозамовили? Як вирахувати недоотриманий прибуток (насправді можна вирахувати, але радості це не додасть).
Повернення від покупця
Не сподобався товар, або товар, раптом, не так пахне, покупець повертає. Має право. Отже треба від нього цей товар прийняти, а гроші повернути. Теж, як і продаж, подвійна операція. Отже повернення від покупця облікова система теж повинна підтримувати.
Замовлення покупця
Тут можуть бути варіанти. Замовлення на сайті, замовлення по телефону, в будь якому разі - на підставі такого замовлення буде здійснений подальший продаж товару, наприклад, з доставкою.
А якщо відкрили другий магазин? Запускати окремий облік? І все по новій? Товари, залишки і т.д.? Ні. Отже наступні операції.
Передача (переміщення) товару
Маємо два магазини, на одному з них закінчується товар, на другому є надлишок. Якщо не передамо надлишок на перший магазин, втратимо прибуток. Тому потрібен документ "накладна на передачу".
Це і є базовий набір операцій (здається, нічого не забув), які повинна реалізовувати поважаюча себе облікова система. Якщо в продуктовому магазині є кулінарія, то потрібно ще й організувати облік виробництва. Це окрема тема, кому треба, ось матеріал.
Програма для касира
Для того, щоб швидко обслуговувати покупців, потрібна спеціальна програма, де підібрані всі потрібні функції, до яких оператор має швидкий та зручний доступ. Маємо для цього Shopdesk. Це фактично еталон за функціоналом в Україні на даний момент, система, яка може практично все, і , в той же час, постійно розвивається та вдосконалюється. Тому, будь ласка, переходьте за посиланням та вивчайте матеріал.
Знижки та бонуси
Для залучення більшої кількості покупців, і, відповідно, збільшення прибутку, потрібно здійснити ряд заходів. Такий ряд заходів зазвичай має назву "Програма лояльності". За кожен чек покупцю нараховується кешбек у вигляді бонусів, якими він може скористатись наступного разу. Таким чином, ми повертаємо клієнта до нашого магазину. Також можна проводити тимчасові заходи, які мають назву "Маркетингові акції", де надаємо додаткову бонусну винагороду за продаж певних товарних позицій. Base2Base пропонує потужну та розвинену CRM систему Trade Control Center, якою користується, наприклад, франшиза Наша Ряба по всій Україні.
